Das Schichtplanproblem

Im Krankenhaus müssen Schichten mit Ärzten besetzt werden. Dabei müssen alle Schichten mit einer Person besetzt werden. Kein Dienst darf vergessen werden. Es müssen aber auch alle einigermaßen gerecht angenehmen und weniger angenehmen Schichten zugeordnet werden, damit niemand ungerecht behandelt wird. Dazu kommen dann noch Krankmeldungen, Urlaubsanträge, Wünsche nach Schichttausch und ähnliches. Alle Bedürfnisse dann immer zusammenzuführen, kann aufwändig sein. Und mindestens bei Routinearbeiten sollte man sich die Arbeit von Excel erleichtern lassen.

Im Beispiel haben wir also 15 Ärzte. Auf dem Excelblatt wird neben den konkreten Mitarbeiter*innen-Namen das Datum eingetragen. Mithilfe einer Bedingten Formatierung markiert Excel zunächst nur die Wochenenden.

Dann wird eine Übersicht der zu vergebenen Schichten und sonstigen Abwesenheiten erstellt. Es sind weniger Schichtarten als Mitarbeiter. Wer nicht eingeteilt wird und auch nicht durch Urlaub oder Krankheit abwesend ist, hat frei.

Dann teilt eine LET-Funktion zunächst von oben nach unten passende Dienste zu. Hier hat Copilot wertvolle Dienste beim Zusammenstellen geleistet.

Um die Arbeit der LET-Funktion zu verdeutlichen, werden zunächst Bedingte Formatierungen für die wichtigsten Dienste verteilt.

Es ist jetzt erkennbar, wer wann einen der wichtigen Dienst hat und dass zunächst sehr gleichmäßig verteilt wurde. Es kann aber jetzt sein, dass z.B. Oberarzt1 am 1.9. lieber den Rufdienst (ORD) hätte. Wird seinem Wunsch entsprochen, müssen an diesem Tag die anderen Dienste wieder entsprechend geändert werden. Hierbei wird von oben nach unten neu verteilt, die oberen Zeilennummern werden nicht neu berechnet. Auch andere Kalendertage bleiben wie bisher.

Es stellt sich dann heraus, dass Oberarzt3 heute und morgen krank ist und Assistenzarzt1 bis Sonntag Urlaub hat. Wie üblich, können die Markierungen mit der rechten unteren Ecke in den gewünschten Bereich gezogen werden, Bedingte Formatierung befreit von händischer Hervorhebung. Die Schichten werden weiterhin von oben nach unten gleichmäßig verteilt. Hat jemand frei, kann der Eintrag im Schichtplan einfach gelöscht werden.

Nach dem händischen Ändern enthalten die Zellen keine Funktion mehr, sie müssen dann ggf. später auch wieder händisch angepasst werden.
Durch dieses weitgehend schematisierte Verfahren kann es vorkommen, dass Personen bestimmte Dienste unangemessen häufig zugewiesen bekommen. Das muss zumindest visualisiert und bei Bedarf angepasst werden. Hier betrifft das die Bereitschafts- und Rufdienste (BD und ORD). Es wird also am Ende der Liste zunächst gezählt, wie oft jemand die entsprechenden Dienste einzeln und in Summe bekommen hat.

          alt="Dieselbe Zählung mit Hervorhebungen>

Auch vorn soll zu sehen sein, ob jemand kritisch ausgelastet ist.

Die jeweiligen Schichten können wieder angepasst werden, damit am Ende eine für alle Beteiligten angemessene Auslastung entsteht.