Mein eigenes Umstellungsprojekt

Als Ein-Personen-Unternehmen ist mein Bedarf an Automatisierung nicht überwältigend. In der Tat gibt es aber einen Kernablauf, den ich vor Jahren schon über VBA zusammenführen wollte, beim Plan ist es aber geblieben. Noch ist er zersplittert über verschiedene Apps. Er geht folgendermaßen: Zuerst wird ein Termin in Outlook angelegt. Dann noch einmal in Access, das im Wesentlichen der Vorbereitung der Rechnungstellung dient. Die Rechnung selbst wird auf Knopfdruck generiert. Dabei wird die Datenübergabe an Word auslöst, das dann das PDF für den Kunden erzeugt und die Rechnung unter der Auftragsnummer abspeichert. Dieses PDF wird mir geöffnet, damit ich noch einmal auf Korrektkeit überprüfen kann. Danach erstelle wieder ich dann eine Mail an den Rechnungsempfänger und hänge das PDF an. Parallel wird eine Auswertung in Excel geführt, die mir jeweils Auskunft gibt über Auftragsstand und Zahlungseingänge, die ich ebenfalls händisch einfügen muss.

Befreit von fehleranfälliger Handarbeit würde der Prozess also etwa so aussehen:

In absehbarer Zeit werden Rechnungen ohnehin im ZUGFeRD-Format verlangt werden. Bevor also die Zeit knapp wird und x Themen gleichzeitig zu bewältigen sind, scheint es mir jetzt genau der richtige Zeitpunkt, den ganzen Prozess umzustellen auf PowerApps. Pflichtprogramm ist vorerst, weiter eine korrekte Rechnungstellung über den modernisierten Weg zu ermöglichen. Dabei soll wenigstens die Anlage und Verwaltung des Termins aus Outlook erfolgen. Weitere Schritte werden getestet, sobald dieses Pflichtprogramm steht.